Datenschutzerklärung

Stand: Juli 2026 · Pilotphase

Diese Erklärung informiert dich über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung von ScaleImmo (aktuell Pilotbetrieb).

1. Verantwortlicher

Alexander Adam, Obere Rainstr. 21, 88142 Wasserburg, Deutschland. E-Mail: info@scaleimmo.de . Siehe Impressum.

2. Übersicht der Datenverarbeitung

ScaleImmo ist eine Portfolio-Management-Anwendung für private Vermieter. Je nachdem, welche Funktionen du nutzt, werden unterschiedliche Daten verarbeitet: Kontaktdaten (Warteliste), Konto- und Anmeldedaten, freiwillig hinterlegte Objekt- und Finanzdaten sowie – bei Nutzung der Bankanbindung – Kontoumsatzdaten. Alle Verarbeitungen erfolgen auf Grundlage der Art. 6 Abs. 1 DSGVO genannten Erlaubnistatbestände (insbesondere Einwilligung, Vertragserfüllung oder berechtigtes Interesse).

3. Warteliste (Startseite)

Trägst du dich über das Formular auf der Startseite ein, speichern wir deine E-Mail-Adresse und den Zeitpunkt der Eintragung, um dich zum Produktstart zu kontaktieren. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Du kannst die Löschung jederzeit per E-Mail an uns verlangen.

4. Registrierung & Nutzerkonto

Für die Nutzung der Anwendung ist ein Konto erforderlich. Dabei verarbeiten wir E-Mail-Adresse, Passwort (verschlüsselt gespeichert) und Anmelde-Metadaten (z. B. Zeitpunkt des Logins). Dies erfolgt über Supabase Auth (Supabase Inc.) zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

5. Objekt-, Finanz- und Dokumentendaten

Legst du Immobilien, Darlehen oder Belege in ScaleImmo an, werden diese Daten in unserer Datenbank gespeichert, um dir Kennzahlen (z. B. Rendite, Cashflow, LTV) und Auswertungen bereitzustellen.

5.1 KI-Dokumentenscan & KI-Portfolioanalyse

Nutzt du den KI-Dokumentenscan (z. B. für Mietverträge, Darlehensverträge, Kaufverträge, Grundbuchauszüge, WEG-Unterlagen, Nebenkosten- oder Handwerkerrechnungen), die Objektanlage „aus Unterlagen" oder die KI-Portfolioanalyse, wird das jeweilige Dokument bzw. werden die auszuwertenden Daten zur automatisierten Texterkennung und Analyse an unseren KI-Unterauftragsverarbeiter Anthropic PBC (San Francisco, USA) übermittelt. Dabei können auch personenbezogene Daten Dritter enthalten sein — insbesondere bei Mietverträgen Namen, Anschriften und Vertragsdaten deiner Mieter.

Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO). Anthropic verwendet über die Programmierschnittstelle (API) übermittelte Inhalte nicht zum Training seiner Modelle und löscht die Ein- und Ausgaben nach spätestens 30 Tagen; auf vertraglicher Grundlage (Zero-Data-Retention) kann diese Speicherung vollständig entfallen. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung bzw. das berechtigte Interesse an einer automatisierten Auswertung (Art. 6 Abs. 1 lit. b, f DSGVO).

Die für einen Scan hochgeladene Datei wird nach der Auswertung wieder gelöscht, sofern du sie nicht ausdrücklich in das Dokumenten-Archiv eines Objekts übernimmst. Verbleibende, nicht archivierte Scan-Uploads werden zusätzlich automatisiert bereinigt.

6. Bankanbindung (Cashflow-Analyse)

Verbindest du dein Bankkonto, greifen wir über den PSD2-lizenzierten Kontoinformationsdienstleister Enable Banking auf deine Kontoumsätze zu, um Mietzahlungen automatisiert zu erkennen und deine Cashflow-Analyse zu befüllen. Diese Verarbeitung erfolgt ausschließlich nach deiner ausdrücklichen Einwilligung im Rahmen der Kontoverbindung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) und kann von dir jederzeit über die Banking-Einstellungen widerrufen werden.

7. Mieterkommunikation & E-Mail-Versand

Gibst du über den QR-Code bzw. das Web-Formular an einer Einheit eine Schadensmeldung oder Anfrage ab (auch ohne eigenes Nutzerkonto), verarbeiten wir die von dir freiwillig angegebenen Daten: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, deine Beschreibung sowie ein optional hochgeladenes Foto. Diese Daten nutzen wir, um deine Meldung zu bearbeiten, dir eine Status-Seite mit fortlaufenden Updates bereitzustellen und dir per E-Mail zu antworten. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung bzw. -anbahnung zwischen dir und dem jeweiligen Vermieter (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie dessen berechtigtes Interesse an einer geordneten Objektverwaltung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Für den Versand und Empfang dieser E-Mails setzen wir Brevo (Sendinblue SAS, 55 Rue d'Amsterdam, 75008 Paris, Frankreich) als Auftragsverarbeiter ein. Brevo verarbeitet dabei E-Mail-Adresse, Name und Nachrichteninhalt; die Verarbeitung erfolgt innerhalb der EU. Mit Brevo besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

8. Rolle bei Mieterdaten (Auftragsverarbeitung)

Soweit du als Vermieter Daten deiner Mieter in ScaleImmo verarbeitest (z. B. aus Mietverträgen oder Schadensmeldungen), bist du dafür der datenschutzrechtlich Verantwortliche; ScaleImmo handelt insoweit als dein Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Für diese Verarbeitung schließen wir mit dir einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), der auch die unten genannten Unterauftragsverarbeiter umfasst. Für deine eigenen Konto-, Objekt- und Finanzdaten sind wir dagegen selbst Verantwortlicher.

9. Hosting & Unterauftragsverarbeiter

Wir setzen zur Erbringung des Dienstes folgende Unterauftragsverarbeiter ein. Mit jedem besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag; bei Übermittlungen in die USA jeweils auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln:

10. Cookies & lokale Speicherung

Wir setzen aktuell keine Tracking- oder Analyse-Cookies ein. Lediglich deine Anzeige-Einstellung (heller/dunkler Modus) wird technisch notwendig im lokalen Speicher (localStorage) deines Browsers abgelegt – diese Daten verlassen dein Gerät nicht.

11. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch (Art. 21) gegen die Verarbeitung deiner Daten. Wende dich dazu einfach per E-Mail an uns. Du hast außerdem das Recht, dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

12. Speicherdauer

Wir speichern deine Daten, solange dein Konto besteht bzw. solange es zur Erfüllung der oben genannten Zwecke erforderlich ist. Danach löschen wir sie, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Für einen KI-Scan hochgeladene Dateien werden nach der Auswertung gelöscht bzw. — wenn nicht in ein Objekt-Archiv übernommen — automatisiert bereinigt (siehe Abschnitt 5.1).

13. Änderungen dieser Erklärung

Da sich ScaleImmo aktuell in der Pilotphase befindet, kann sich diese Erklärung mit dem Funktionsumfang der Anwendung ändern. Die jeweils aktuelle Fassung findest du immer unter dieser URL.