Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO · Fassung 2026-07-29 · Pilotphase

Dieser Auftragsverarbeitungsvertrag (nachfolgend „AVV") konkretisiert die datenschutzrechtlichen Pflichten zwischen dir als Nutzer (nachfolgend „Verantwortlicher") und dem Anbieter von ScaleImmo (nachfolgend „Auftragsverarbeiter") für die Verarbeitung personenbezogener Daten Dritter — insbesondere deiner Mieter — die im Rahmen der Nutzung von ScaleImmo erfolgt. Er ist Bestandteil der AGB und ergänzt die Datenschutzerklärung.

1. Gegenstand, Rollen und Dauer

Soweit du in ScaleImmo personenbezogene Daten deiner Mieter oder sonstiger Dritter verarbeitest, bist du dafür Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO; ScaleImmo verarbeitet diese Daten ausschließlich in deinem Auftrag und nach deiner Weisung (Art. 28 DSGVO). Für deine eigenen Konto-, Objekt- und Finanzdaten ist ScaleImmo dagegen selbst Verantwortlicher; diese Verarbeitung regelt die Datenschutzerklärung. Der AVV gilt für die Dauer der Nutzung von ScaleImmo und endet mit der Löschung deines Kontos.

2. Art, Zweck und Kategorien der Verarbeitung

Zweck ist die Bereitstellung der Portfolio-Management- und Verwaltungsfunktionen von ScaleImmo (u. a. Objekt- und Mietverwaltung, Nebenkostenabrechnung, Mahnwesen, Mieterkommunikation, digitaler Briefversand, KI-gestützte Dokumentenerkennung). Betroffene Personen sind vor allem deine Mieter und Kontaktpersonen. Verarbeitete Datenkategorien können sein: Namen, Anschriften, Kontaktdaten, Vertrags- und Mietdaten, Zahlungs- und Kontobewegungsdaten sowie von dir hochgeladene Dokumente und deren Inhalte.

3. Weisungsbindung

Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die Daten nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen. Als Weisung gelten die Nutzung der Funktionen im vereinbarten Umfang sowie deine Eingaben und Einstellungen in der Anwendung. Hält der Auftragsverarbeiter eine Weisung für rechtswidrig, informiert er dich und darf ihre Ausführung aussetzen.

4. Vertraulichkeit

Der Auftragsverarbeiter setzt zur Verarbeitung nur Personen ein, die zur Vertraulichkeit verpflichtet sind oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

5. Technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO)

Der Auftragsverarbeiter trifft angemessene Maßnahmen zum Schutz der Daten, insbesondere:

6. Unterauftragsverarbeiter

Du genehmigst den Einsatz der folgenden Unterauftragsverarbeiter. Bei Übermittlungen in die USA erfolgt diese jeweils auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO):

Über beabsichtigte Änderungen dieser Liste (Hinzunahme oder Austausch eines Unterauftragsverarbeiters) informieren wir dich vorab; du kannst einer Änderung aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund widersprechen.

7. Unterstützung des Verantwortlichen

Der Auftragsverarbeiter unterstützt dich im Rahmen des Zumutbaren bei der Erfüllung der Rechte betroffener Personen (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch) sowie bei Datenschutz-Folgenabschätzungen und der Meldung von Datenschutzverletzungen. Wendet sich eine betroffene Person direkt an den Auftragsverarbeiter, leitet er das Anliegen an dich weiter.

8. Meldung von Datenschutzverletzungen

Der Auftragsverarbeiter informiert dich unverzüglich nach Bekanntwerden über Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten, die die von dir verantworteten Daten betreffen, damit du deinen Melde- und Benachrichtigungspflichten (Art. 33, 34 DSGVO) nachkommen kannst.

9. Löschung und Rückgabe

Nach Beendigung der Nutzung löscht der Auftragsverarbeiter die im Auftrag verarbeiteten Daten oder gibt sie nach deiner Wahl zurück, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Auf Wunsch stellen wir dir einen Export deiner Daten bereit.

10. Nachweise und Kontrollen

Der Auftragsverarbeiter stellt dir die zum Nachweis der Einhaltung dieser Pflichten erforderlichen Informationen auf Anfrage zur Verfügung und ermöglicht angemessene Überprüfungen. Deine Zustimmung zu diesem AVV wird mit Zeitpunkt und Fassung protokolliert; das ersetzt die Unterschrift (Art. 28 Abs. 9 DSGVO — Schriftform einschließlich elektronischer Form).

11. Schlussbestimmungen

Es gilt deutsches Recht. Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen unberührt. Ergänzend gelten die AGB und die Datenschutzerklärung von ScaleImmo.

Hinweis: ScaleImmo befindet sich in der Pilotphase. Diese Fassung wird vor dem kommerziellen Rollout anwaltlich geprüft; die jeweils aktuelle Fassung findest du immer unter dieser URL.